TÉRMINOS Y CONDICIONES

1. DEFINICIONES

1.1. EL VIAJERO: Persona natural que se inscribe y asiste al viaje cultural organizado por ACADEMIA ITINERANTE, quien será beneficiaria de las actividades programadas y de la interlocución con los organizadores y la guía, y quien acepta y asume el cumplimiento de sus obligaciones de pago, documentación y seguimiento de instrucciones para el óptimo desarrollo del viaje.

1.2. EL VIAJE: El programa cultural y turístico ofrecido por ACADEMIA ITINERANTE, descrito en el brochure y/o en el sitio web, que incluye destino(s), fechas, número de días, actividades, precio, número mínimo de viajeros y demás características particulares.

1.3. ACADEMIA ITINERANTE: Marca responsable de la conceptualización cultural, organización, promoción, coordinación y acompañamiento experto del viaje descrito en estos Términos y Condiciones, así como del contacto directo con EL VIAJERO. ACADEMIA ITINERANTE actúa como organizadora y coordinadora del programa, en colaboración con operadores turísticos, aerolíneas, hoteles y otros proveedores de servicios.

1.4. SITIO WEB: La página oficial de ACADEMIA ITINERANTE www.academiaitinerante.com en la que se publican y promocionan los viajes culturales, indicando: destino(s), concepto del viaje, guía experto, itinerario, fechas, número mínimo de viajeros, actividades, precio, condiciones de pago, requisitos particulares del destino, etc.

1.5. OPERADORES TURÍSTICOS / PROVEEDORES: Terceros que prestan directamente servicios incluidos o asociados al viaje (aerolíneas, hoteles, empresas de transporte terrestre, restaurantes, museos, guías locales, aseguradoras, etc.).

2. INFORMACIÓN DEL VIAJE

2.1. Las actividades descritas en el itinerario del viaje (visitas, recorridos, museos, experiencias, etc.) están sujetas a cambios por parte de los operadores turísticos, autoridades locales o de ACADEMIA ITINERANTE y, en la medida de lo posible, dichos cambios serán informados oportunamente a EL VIAJERO.

2.2. Los hoteles o alojamientos mencionados en el brochure o sitio web están sujetos a disponibilidad. En caso de no confirmarse el hotel indicado, se confirmará un alojamiento alternativo de categoría equivalente o superior, sin que ello dé lugar a reembolso.

2.3. El programa está diseñado para un mínimo de 12 viajeros viajando juntos bajo las mismas condiciones. En caso de no lograrse el número mínimo de viajeros, ACADEMIA ITINERANTE podrá:

a) Ajustar el precio, previa socialización y aceptación de todos los viajeros; o

b) Cancelar el viaje, en cuyo caso se procederá con los reembolsos establecidos en la sección de Política de cancelación y reembolsos.

2.4. Si se presentan variaciones en impuestos, tasas, entradas, contribuciones gubernamentales u otros cargos por parte de los operadores turísticos y autoridades en los destinos, ACADEMIA ITINERANTE informará a EL VIAJERO sobre los ajustes pertinentes en el precio final.

2.5. Una vez completado el cupo mínimo de participantes, ACADEMIA ITINERANTE notificará a los viajeros la confirmación del viaje.

2.6. Se recomienda a EL VIAJERO no emitir tiquetes aéreos por su cuenta ni contratar servicios adicionales (hoteles, traslados, actividades) por fuera del paquete, hasta recibir la confirmación oficial del viaje por parte de ACADEMIA ITINERANTE. ACADEMIA ITINERANTE no se hace responsable por costos derivados de reservas independientes en caso de modificaciones o cancelación del viaje.

2.7. Las actividades incluidas en el programa que no sean tomadas o aprovechadas por EL VIAJERO (por decisión personal, enfermedad u otras causas no imputables a ACADEMIA ITINERANTE o a los proveedores) no son reembolsables.

2.8. El itinerario puede verse modificado por razones de fuerza mayor, condiciones climáticas, estado de las vías, decisiones de las autoridades locales y otros eventos imprevisibles. ACADEMIA ITINERANTE hará su mejor esfuerzo para ofrecer alternativas equivalentes, sin que ello implique obligación de reembolso total.

3. RESERVA DE CUPO Y PAGOS

3.1. Para garantizar el cupo en el viaje, EL VIAJERO deberá realizar un primer pago (depósito) en la fecha y por el valor indicados en el brochure o sitio web.

3.2. Con el primer depósito, EL VIAJERO deberá entregar copia de su pasaporte con vigencia mínima de seis (6) meses posteriores a la fecha de regreso del viaje, para oficializar la inscripción.

3.3. Los pagos del programa terrestre (no aéreos) se realizarán en la moneda indicada, mediante:

a) Tarjeta de crédito (a través de link de pago o pasarela indicada)

b) Transferencia bancaria, a la TRM del día del giro cuando aplique.

3.4. El tiquete aéreo internacional (no incluido en el paquete) gestionado a través de ACADEMIA ITINERANTE se paga en pesos colombianos, a la TRM del día de emisión, mediante transferencia bancaria o con enlace específico para tarjeta de crédito, según se acuerde.

3.5. El primer depósito y los pagos posteriores deberán realizarse dentro de los plazos señalados en el cronograma de pagos del viaje. El incumplimiento en las fechas de pago podrá dar lugar a pérdida del cupo y/o a la aplicación de las penalidades previstas en la sección de Política de cancelación y reembolsos.

3.6. ACADEMIA ITINERANTE no utiliza intermediarios para el recaudo de dinero distintos a los indicados oficialmente en su comunicación. EL VIAJERO debe conservar los comprobantes de pago.

3.7. El programa incluye un seguro o tarjeta de asistencia en viaje, según las condiciones especificadas en el brochure. EL VIAJERO no podrá renunciar a este componente ni solicitar devolución del costo del mismo.

3.8. Los fondos abonados por EL VIAJERO no generan intereses de ningún tipo.

4. POLÍTICA DE CANCELACIÓN Y REEMBOLSOS

4.1. Cancelación por parte de EL VIAJERO

4.1.1. Una vez recibido el primer depósito, este será reembolsable hasta 50 días antes de la fecha de salida, con una penalidad del 20% del valor abonado en concepto de gastos administrativos y de gestión.

4.1.2. Si EL VIAJERO cancela su participación dentro de los 49 días previos a la salida del viaje, se aplicarán las penalidades establecidas por los hoteles, operadores y aerolíneas, y comisiones bancarias, que podrán llegar hasta el 100% del valor abonado, según el caso.

4.1.3. La penalidad para cancelación de vuelos es del 100% una vez los tiquetes hayan sido emitidos. EL VIAJERO podrá gestionar un eventual reembolso o cubrimiento ante la aseguradora, siempre que las condiciones de la póliza lo permitan.

4.1.4. En caso de proceder un reembolso, este se realizará en un plazo máximo de 10 días hábiles contados desde la notificación escrita de la cancelación por parte de EL VIAJERO, descontando penalidades de proveedores (hoteles, operadores, aerolíneas, etc.), gastos administrativos y comisiones bancarias.

4.1.5. Todo reembolso se hará en la misma moneda y medio de pago en que se haya recibido el dinero (salvo imposibilidad técnica o legal), o en las condiciones que acuerden las partes por escrito.

4.1.6. Los servicios no utilizados de manera voluntaria por EL VIAJERO durante el viaje (visitas, comidas, recorridos, traslados, etc.) no dan derecho a reembolso.

4.2. Cancelación por parte de ACADEMIA ITINERANTE

4.2.1. En caso de no completarse el número mínimo de viajeros, ACADEMIA ITINERANTE podrá cancelar el viaje. En ese caso:

a) Se reembolsará a EL VIAJERO la suma abonada al programa terrestre, descontando exclusivamente comisiones bancarias que no sean asumidas por la entidad financiera.

b) No se reembolsará el valor correspondiente a tiquetes aéreos emitidos ni servicios contratados por EL VIAJERO por fuera del paquete del viaje.

4.2.2. ACADEMIA ITINERANTE podrá cancelar o modificar el viaje cuando, a su juicio razonable, las condiciones del destino supongan un riesgo para la seguridad de los viajeros (conflictos, desastres naturales, emergencias sanitarias, etc.). En estos casos:

a) Se gestionarán reprogramaciones o cambios de destino en la medida en que los proveedores lo permitan.

b) Cualquier reembolso estará sujeto a las políticas de aerolíneas, hoteles y operadores, y podrá no ser total.

4.2.3. Si las autoridades impiden la salida de EL VIAJERO de su país de origen o la entrada al país de destino (por documentación, visado, vacunas, antecedentes u otras causas), se aplicarán las mismas reglas de penalidad que si la cancelación fuera por parte del VIAJERO.

4.2.4. En caso de fuerza mayor comprobable (pandemias, cierre de fronteras, guerras, desastres naturales, etc.) que impida ejecutar el viaje total o parcialmente, ACADEMIA ITINERANTE gestionará:

a) La reprogramación del viaje en fechas similares, sujeta a disponibilidad y políticas de los proveedores.

b) La sustitución por un destino o programa similar, en la medida de lo posible.

En estos casos, no habrá obligación de reembolso total de las sumas pagadas, siempre que se otorguen alternativas razonables, de acuerdo con la legislación aplicable y las políticas de los proveedores.

5. RESPONSABILIDAD DE ACADEMIA ITINERANTE

5.1. ACADEMIA ITINERANTE actúa como organizadora y coordinadora del viaje, y como intermediaria entre EL VIAJERO y los proveedores de servicios turísticos. Por tanto, sin perjuicio de realizar las gestiones necesarias frente a dichos proveedores, ACADEMIA ITINERANTE no será responsable por:

5.1.1. Atrasos, cambios de itinerario o cancelaciones de vuelos; cierres de aeropuertos; fenómenos naturales o meteorológicos que afecten la prestación de servicios.

5.1.2. Accidentes, lesiones, pérdidas o daños sufridos por las personas durante el viaje, cuando se deriven de caso fortuito, fuerza mayor, imprudencia del viajero o inobservancia de las instrucciones de la aerolínea, hotel, guías, operadores o autoridades.

5.1.3. Pérdida, hurto o daño de equipaje, dinero, joyas, documentos, dispositivos electrónicos u otros objetos personales del viajero.

5.1.4. Circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito que alteren el normal desarrollo del viaje.

5.1.5. Decisiones de autoridades del país de origen o del destino, o del personal de hoteles, aerolíneas y operadores que modifiquen el desarrollo previsto de los servicios.

5.1.6. Gastos personales, multas, sanciones o sobrecostos que se generen por retrasos en pago, incumplimiento de normas migratorias, aduaneras o de cualquier otra índole, atribuibles a EL VIAJERO.

5.1.7. Actividades realizadas por EL VIAJERO por fuera del itinerario y no contratadas a través de ACADEMIA ITINERANTE (por ejemplo, alquiler de vehículos, deportes de riesgo, excursiones no oficiales, etc.), incluyendo cualquier daño, accidente o responsabilidad frente a terceros.

5.1.8. Costos adicionales en hoteles no incluidos en el programa (room service, minibar, spa, lavandería, impuestos locales adicionales, etc.), que serán asumidos directamente por EL VIAJERO.

5.1.9. Restricciones, cuarentenas, pruebas médicas obligatorias u otros requisitos de salud pública que afecten el viaje, salvo en lo que la legislación obligue a reembolsar y lo que los proveedores permitan devolver o reprogramar.

5.1.10. Gastos derivados de enfermedades, problemas médicos o fallecimiento de EL VIAJERO antes o durante el viaje, más allá de las coberturas contempladas en el seguro asistencial contratado.

6. DEBERES DEL VIAJERO

6.1. Cumplir los horarios de vuelos, traslados y actividades informados por ACADEMIA ITINERANTE y por los proveedores.

6.2. Respetar las normas de conducta y seguridad impartidas por el equipo de ACADEMIA ITINERANTE, las aerolíneas, hoteles, operadores y autoridades en el destino.

6.3. Portar durante todo el viaje su documento de identidad y pasaporte, y custodiarlo adecuadamente. La pérdida de documentos y las restricciones de viaje derivadas de ello son responsabilidad exclusiva del viajero.

6.4. Informar de manera veraz y completa antes del viaje cualquier condición de salud, alergia, restricción alimentaria o movilidad reducida que pueda requerir ajustes razonables o precauciones adicionales.

6.5. Gestionar oportunamente los trámites de visado, vacunas obligatorias y otros requisitos migratorios, siguiendo las recomendaciones de ACADEMIA ITINERANTE y de las autoridades oficiales.

6.6. Asumir los costos vinculados a cambios voluntarios de su parte (por ejemplo, adelantar o retrasar el regreso, cambiar de categoría de habitación, extender estadías, etc.).

6.7. En caso de querer transferir su cupo a otra persona, coordinarlo con ACADEMIA ITINERANTE y asumir cualquier costo adicional o penalidad que puedan establecer los proveedores.

7. USO DE IMAGEN Y CONTENIDOS

7.1. EL VIAJERO autoriza a ACADEMIA ITINERANTE a registrar y utilizar, sin carácter exclusivo, su imagen y voz en fotografías, videos y demás materiales audiovisuales tomados durante el viaje, con fines de comunicación, divulgación y promoción de las actividades de ACADEMIA ITINERANTE, en cualquier medio (web, redes sociales, materiales impresos, presentaciones, etc.), sin que ello genere derecho a remuneración económica.

7.2. En caso de no aceptar esta autorización, EL VIAJERO deberá informarlo expresamente por escrito antes del inicio del viaje, para que ACADEMIA ITINERANTE lo tenga en cuenta en la medida de lo razonablemente posible.

8. LEY APLICABLE, RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS Y NOTIFICACIONES

8.1. Estos Términos y Condiciones se rigen por la legislación de la República de Colombia. Cualquier controversia que se derive de la interpretación o ejecución de los mismos se buscará resolver inicialmente mediante arreglo directo entre las partes.

8.2. Si no se llega a un acuerdo, las partes se someterán a la jurisdicción de los jueces de la ciudad de Bogotá D.C. (Colombia), salvo que la normativa aplicable establezca otra cosa.

8.3. Todas las notificaciones y comunicaciones formales relacionadas con el viaje podrán realizarse vía correo electrónico:

a) A la dirección facilitada por EL VIAJERO al momento de la inscripción.

b) A la dirección oficial de ACADEMIA ITINERANTE que se indique en el brochure o sitio web.